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1. 報(bào)告歸檔管理
- 接收檢測(cè)部門提交的最終版檢測(cè)報(bào)告（含紙質(zhì)版、電子版），核對(duì)報(bào)告編號(hào)、檢測(cè)項(xiàng)目、簽發(fā)信息等關(guān)鍵要素的完整性與一致性，避免錯(cuò)漏。
- 按照公司檔案管理規(guī)范（如按檢測(cè)領(lǐng)域、項(xiàng)目編號(hào)、時(shí)間周期等維度）對(duì)報(bào)告進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保歸檔邏輯清晰。
2. 報(bào)告存儲(chǔ)與保管
- 紙質(zhì)報(bào)告需存放于專用檔案柜，做好防潮、防蟲、防火等防護(hù)措施，定期檢查檔案完好性；電子版報(bào)告需存儲(chǔ)在指定服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備，備份至少2份（如本地+云端），防止數(shù)據(jù)丟失。
- 建立報(bào)告存儲(chǔ)臺(tái)賬（電子版或紙質(zhì)版），記錄報(bào)告存放位置、歸檔時(shí)間、借閱狀態(tài)等信息，實(shí)現(xiàn)“一報(bào)告一記錄”。
3. 報(bào)告借閱與流轉(zhuǎn)控制
- 嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批流程：內(nèi)部人員借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字，外部單位（如客戶、監(jiān)管機(jī)構(gòu)）借閱需經(jīng)公司管理層審批，明確借閱用途、歸還時(shí)間。
- 借閱時(shí)登記借閱人信息、借閱報(bào)告編號(hào)、借閱日期，歸還時(shí)核對(duì)報(bào)告完整性（無(wú)缺頁(yè)、涂改），及時(shí)更新臺(tái)賬狀態(tài)。
4. 報(bào)告追溯與查詢支持
- 配合檢測(cè)部門、客戶或監(jiān)管機(jī)構(gòu)的追溯需求，快速定位目標(biāo)報(bào)告（通過(guò)編號(hào)、客戶名稱、檢測(cè)時(shí)間等關(guān)鍵詞檢索），提供復(fù)印件或電子版（需符合保密要求）。
- 對(duì)過(guò)期、作廢報(bào)告進(jìn)行專項(xiàng)管理：?jiǎn)为?dú)標(biāo)記“作廢”標(biāo)識(shí)，與有效報(bào)告分區(qū)存放，按規(guī)定保存（通常CMA/CNAS要求保存6年以上），嚴(yán)禁隨意銷毀。
5. 檔案合規(guī)維護(hù)
- 嚴(yán)格遵守CMA/CNAS等資質(zhì)要求，確保報(bào)告保存期限、存儲(chǔ)方式符合標(biāo)準(zhǔn)（如紙質(zhì)報(bào)告至少保存6年，電子版報(bào)告需防篡改、可追溯）。
- 定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，清理無(wú)效數(shù)據(jù)，更新臺(tái)賬，確保檔案信息與實(shí)際存儲(chǔ)一致，配合內(nèi)部審核或外部評(píng)審的檔案檢查工作。